En la Notaría Quinta del Círculo de Barranquilla, nos comprometemos por solucionar las diferentes inquietudes de la ciudadanía, situaciones de necesidades cotidianas, desde la expedición a de un registro civil hasta el desarrollo de una escritura, desde el primer momento de atención al usuario, garantizando una satisfacción inmediata y el retorno de los mismos a nuestra instalación, lo cual es nuestra mayor satisfacción, poder servir a la comunidad.
El equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejados en el Informe estadístico Notarial; como aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones , declaraciones, conciliaciones , apoyos a personas en situación de discapacidad, etc. dando respuesta oportuna y satisfactoria a nuestros usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilador Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce la vigilancia y velar por el cumplimiento de un buen servicio prestado a la ciudadanía de la manera correcta como lo indica la ley.
Proceso de Selección de planta física.
Es importante que el Notario, trabajadores y en especial nuestros usuarios, se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio . El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con una baño al servicio del público, debidamente adecuado para personas en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6.
En la entrada de la sede, permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones, rampa de acceso y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de los usuarios, que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento al ingresar a la notaria.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
VERIFICACIÓN LOCAL
- La Notaria Quinta del Círculo de Barranquilla, está ubicada en la Carrera 55 # 72 -35, en la Ciudad de Barranquilla, Atlántico, con fácil visibilidad y acceso al público.
- El local oficina cuenta con excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1070 art 159.
- Su archivo cuenta con seguridad, organizado y dotado con sus respectivo extintor para incendios. Los tomos del protocolo, están ubicados debidamente, cocidos y encuadernados, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, tanto en aireación y alejado de animales roedores que puedan perjudicar la integridad de los mismos tomos, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 113.
- El local posee buena ventilación, e iluminación.
- Cuenta con excelente iluminación natural y en paneles de luz led.
- Área de cartelera de edictos.
- Área de atención al usuario, jefe de personal, con su respectivo aviso.
- Área de ventanilla de atención preferencial, con su respectivo aviso, a fin de atender de manera prioritaria personas en situación de discapacidad, dando cumplimiento a la ley 1618 de 2013 art 14, numeral 7, ley 1275 de 2009, art 1; en relación con el enanismo.
- Área de caja, con su respectivo aviso.
- Ventanilla área de biometría y autenticaciones, con su respectivo aviso.
- Área de despacho Notarial, con su respectivo aviso.
- Área de escrituración y todo el tema de escrituras publicas
- Área fotocopiado y digitalización de escrituras y documentos para utilizarse en los procesos de Boleta fiscal (Generación Boleta Fiscal- REL Radicación Electrónica).
- Área de sala de espera o descanso que dispone de espacios para los usuarios en silla de ruedas, y permite su permanencia, sin obstruir las zonas de circulación.
- Área de cartelera de publicaciones, con su respectivo aviso.
- Área de registro civil y declaraciones extraprocesales, con su respectivo aviso
- Área de sistemas donde reposa el SERVIDOR Configuración de red y copias de seguridad.
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las más importantes para la gestión de nuestra entidad .
Proceso de Selección de personal.
PASOS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
En el proceso de reclutamiento y selección de personal, es establecer los parámetros a través del perfil, con el fin de que el candidato cumpla con los requisitos mínimos para desempeñar el cargo.
- Comunicar a los nuevos trabajadores de las funciones que deben realizar como parte de su trabajo y servir de guía durante la inducción al cargo.
- Proporcionar a los trabajadores de la Notaría Quinta del Círculo de Barranquilla, un instrumento formal de trabajo y orientación hacía un nivel de desarrollo óptimo en sus funciones y actividades diarias, con el fin de ofrecer un servicio eficiente y de calidad contribuyendo a la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
- Analizar y mejorar la estructura organizacional de la Notaría Quinta del Círculo de Barranquilla, fortaleciendo los canales de comunicación e información entre las personas que la integran.
- Comunicar a los trabajadores las responsabilidades dentro del SG-SST para los cargos cuya actuación tengan injerencia directa sobre la gestión de seguridad y salud y a lo largo de todos los niveles jerárquicos.
Proceso de Selección de herramientas en el trabajo.
La descripción y análisis de los cargos promueve efectividad y competitividad de la Notaría Quinta del Círculo de Barranquilla, ya que implica una relación directa con el Talento Humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización.
La descripción de cargos es la fuente de información básica para los empleados y las unidades de trabajo de la notaría, porque contribuye en la planeación de personal, a nivel de reclutamiento, selección, inducción, capacitación y el aseguramiento de la asignación completa de responsabilidades, la administración a nivel de la estructura organizacional, y además brinda información confiable a nivel de operaciones con la distribución de la planta.
Es de gran relevancia cuando se quiere organizar las personas darles herramientas útiles que permitan desarrollar con comodidad y eficiencia el trabajo a realizar, se escucha permanentemente al personal en sus necesidades, garantizando el uso de los recursos de manera óptima para poder ofrecer la mejor calidad en todos los servicios ofrecidos.
| ACCIÓN A REALIZAR | PROPÓSITO | IMPORTANCIA |
| Organización y selección | Revisar que efectivamente se tiene lo necesario y que está en funcionamiento. | Evita tener elementos innecesarios que puedan ocasionar distracción en el trabajo diario. |
| Orden | Poner las herramientas de trabajo en el lugar más eficiente. | Genera hábito y que cualquier compañero que llegue a desempeñar su cargo sepa dónde están las cosas sin perder tiempo. |
| Limpieza | Mantener limpias las áreas de trabajo. | Reducir costos de mantenimientos, evitar accidentes y mantener un ambiente laboral agradable. |
| Cuidado | Que las herramientas de trabajo se mantenga y no se dejen deteriorar. | Mantener el hábito en el cuidado de los instrumentos entregados como computadores, fotocopiadora, equipo de biometría, etc. |
| Autodisciplina | Generar el compromiso del personal con el proceso de la notaria. | Lograr el cuidado día a día. |